Registrierkasse in der Gastronomie: Was in Österreich gilt

Ab wann ist eine Registrierkasse Pflicht?

Eine Registrierkasse ist Pflicht, wenn ein Betrieb beide Grenzen überschreitet: mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz und mehr als 7.500 Euro Barumsätze im Jahr. Als Barzahlung gelten neben Bargeld auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort. Für die Gastronomie heißt das: Praktisch jeder Betrieb ist betroffen.

Die Pflicht beginnt mit dem vierten Monat nach Ende des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden. Saisonbetriebe müssen die Kasse bei vorübergehender Schließung nicht abmelden.

Belegerteilungspflicht und elektronischer Beleg

Unabhängig von der Kassenpflicht muss für jede Barzahlung ein Beleg ausgestellt werden. Der Beleg enthält unter anderem den Namen des Unternehmens, eine fortlaufende Nummer, Datum und Uhrzeit, die Leistung, den Betrag, die Kassenidentifikationsnummer und einen maschinenlesbaren Code.

Seit 1. Oktober 2026 darf der Beleg auch elektronisch ausgegeben werden, ohne dass er übermittelt werden muss. Der Gast muss ihn aber auslesen können, der Beleginhalt muss eine Zeit lang vor Ort angezeigt werden, und der Gast kann weiterhin einen Papierbeleg verlangen. Die Kasse muss den Druck also technisch weiter beherrschen.

Sicherheitseinrichtung nach RKSV

Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) verlangt, dass jeder Umsatz signiert und mit dem vorherigen verkettet wird. So wird jede nachträgliche Änderung erkennbar. Dafür braucht es:

• eine Signaturerstellungseinheit, die auch mehrere Kassen bedienen kann,
• ein Datenerfassungsprotokoll, das jederzeit exportiert werden kann,
• eine eindeutige Kassenidentifikationsnummer.

Bei der Inbetriebnahme werden Signaturerstellungseinheit und Kasse in FinanzOnline registriert. Danach wird ein Startbeleg erstellt und mit der Belegcheck-App des Finanzministeriums geprüft. Im laufenden Betrieb entstehen Monatsbelege, und der Jahresbeleg wird ausgedruckt, geprüft und aufbewahrt. Belege und Daten sind sieben Jahre aufzubewahren.

Ausnahmen für Hütten und Vereine

Für einige Umsätze gibt es Erleichterungen. Bis 45.000 Euro Nettoumsatz pro Kalenderjahr sind befreit:

• Umsätze im Freien, die sogenannte Kalte-Hände-Regelung,
• Umsätze in Alm-, Berg-, Ski- und Schutzhütten,
• Buschenschanken mit höchstens 14 Öffnungstagen im Jahr,
• kleine Kantinen gemeinnütziger Vereine mit höchstens 52 Betriebstagen.

Befreit sind außerdem etwa Feste von Feuerwehr- oder Sportvereinen sowie Automaten mit Einzelumsätzen bis 20 Euro. Für diese Fälle genügt die Ermittlung der Tageslosung per Kassasturz. Ob eine Hütte als begünstigte Hütte gilt, hängt von den genauen Voraussetzungen ab. Im Zweifel klärt das dein Steuerberater.

Wenn die Kasse ausfällt

Fällt die Kasse oder die Signatur aus, darf der Verkauf weitergehen. Umsätze werden an einer anderen Kasse oder auf Papier mit Durchschrift erfasst und später nacherfasst. Dauert der Ausfall länger, muss er in FinanzOnline gemeldet werden. Eine gute Gastro-Kasse arbeitet bei Internetausfall offline weiter und signiert nach, ohne den Service aufzuhalten.

Worauf du bei einer neuen Kasse achten solltest

• Offline-fähig: Gerade in Tälern und auf Hütten ist das Internet nicht immer stabil.
• Alles verbunden: Kasse, Küchenmonitor, Reservierung und Lager in einem System sparen Zettel und Fehler.
• Kartenzahlung integriert: Der Betrag wird ohne Abtippen ans Terminal übergeben, oder das Handy wird selbst zum Terminal.
• Elektronischer Beleg: spart Papier und ist seit Oktober 2026 erlaubt.
• Betreuung vor Ort: Wenn es in der Hochsaison hakt, zählt ein Ansprechpartner in der Nähe.

Als offizieller Partner von simplexIT richte ich Gastro-Kassen in Tirol ein, inklusive Registrierung in FinanzOnline, Schulung und Betreuung.